Αν η επιχείρησή σου απασχολεί προσωπικό μέσω Επιχείρησης Προσωρινής Απασχόλησης (ΕΠΑ) ή με γνήσιο δανεισμό, έχεις ήδη αντιμετωπίσει το ερώτημα: ποιος υποβάλλει το ψηφιακό ωράριο και την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας στην ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ; Η ΕΠΑ; Εμείς;
Η απάντηση είναι ξεκάθαρη και η ευθύνη πέφτει στην επιχείρηση που απασχολεί πραγματικά το προσωπικό. Σε κλάδους όπως logistics, αποθήκευση, βιομηχανική παραγωγή, καθαριότητα και facility management, όπου ο δανεισμός προσωπικού είναι καθημερινότητα, αυτό σημαίνει ότι χρειάζεσαι ένα σύστημα που το διαχειρίζεται σωστά, χωρίς να χάνεις χρόνο και χωρίς να ρισκάρεις πρόστιμα. Αν δραστηριοποιείσαι σε αυτούς τους κλάδους, δες και τον οδηγό μας για την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας σε Κατασκευές, Βιομηχανία & Logistics.
Η Ευθύνη Ανήκει στον Έμμεσο Εργοδότη, Πάντα
Ο έμμεσος εργοδότης, η επιχείρηση στις εγκαταστάσεις της οποίας εργάζεται ο δανειζόμενος, υποβάλλει το ψηφιακό ωράριο με τους δικούς του κωδικούς ΕΡΓΑΝΗ. Αυτό ισχύει τόσο για προσωπικό από ΕΠΑ όσο και για γνήσιο δανεισμό.
Η ΕΠΑ δεν υποβάλλει ψηφιακό ωράριο για το προσωπικό που δανείζει. Αν η αποθήκη σου λειτουργεί με 20 άτομα από εταιρεία προσωρινής απασχόλησης, εσύ είσαι υπεύθυνος για τις υποβολές, όχι η ΕΠΑ.
Πριν από κάθε υποβολή ωραρίου, πρέπει να έχει υποβληθεί στην ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ η δήλωση «Μεταβολή Στοιχείων Απασχόλησης Δανειζόμενου Προσωπικού», στην οποία δηλώνονται ο τύπος δανεισμού, το διάστημα, τα στοιχεία του άμεσου εργοδότη και το ωράριο.
Τι Πάει Στραβά και Πού Κρύβεται ο Κίνδυνος;
Σε επιχειρήσεις με συχνή εναλλαγή δανειζόμενου προσωπικού όπως αποθήκες διανομής, γραμμές παραγωγής, υπηρεσίες καθαριότητας, facility management πολυώροφων κτηρίων τα λάθη έχουν μοτίβο:
- Ο δανεισμός λήγει, αλλά ο εργαζόμενος παραμένει ενεργός. Το ωράριο συνεχίζει να υποβάλλεται, εμφανίζονται ορφανά χτυπήματα και οι αναφορές του λογιστηρίου δεν συμφωνούν με την πραγματικότητα.
- Δεν υπάρχει ξεκάθαρη εικόνα ποιοι είναι δανειζόμενοι και ποιοι μόνιμοι. Η «τρέχουσα κατάσταση» της ΕΡΓΑΝΗ δεν εμφανίζει δανειζόμενους, οπότε αν βασίζεσαι σε αυτήν, βλέπεις ελλιπή εικόνα.
- Η ΕΠΑ δεν έχει δώσει έγκαιρα τα στοιχεία σύμβασης. Χωρίς ώρες, ημέρες και διάστημα δανεισμού, η δήλωση μεταβολής στοιχείων δεν μπορεί να υποβληθεί σωστά.
Και στις τρεις περιπτώσεις, τον λογαριασμό τον πληρώνει ο έμμεσος εργοδότης, όχι η ΕΠΑ. Για να στήσεις σωστά τη ροή «καταγραφή παρουσιών → έλεγχος → αναφορές» και να αποφύγεις αυτά τα λάθη, διάβασε τον πρακτικό οδηγό υλοποίησης Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας & ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ για ελληνικές ΜμΕ.
Πώς το eTIME Διαχειρίζεται το Δανειζόμενο Προσωπικό;
Μητρώο δανειστών με αυτόματα στοιχεία
Καταχωρείς μία φορά το ΑΦΜ κάθε ΕΠΑ ή δανειστή, το σύστημα αντλεί αυτόματα τα στοιχεία από τη ΓΓΠΣ. Κάθε επόμενη φορά, επιλέγεις από τη λίστα.
Λήξη δανεισμού ως υποχρεωτικό πεδίο
Δεν μπορείς να ορίσεις εργαζόμενο ως δανειζόμενο χωρίς ημερομηνία λήξης. Για σταθερό ωράριο, το «Έως» συμπληρώνεται αυτόματα με τη λήξη του δανεισμού.
Αυτόματη απενεργοποίηση στη λήξη
Μόλις λήξει ο δανεισμός, ο εργαζόμενος απενεργοποιείται αυτόματα: σταματούν οι υποβολές, δεν εμφανίζεται στις παρουσίες και αποδεσμεύεται η άδεια χρήσης. Σε αποθήκη με εκατοντάδες εποχικούς, αυτό εξοικονομεί ώρες κάθε μήνα.
Ξεχωριστή εικόνα στον πίνακα ελέγχου
Δανειζόμενοι και μόνιμοι εμφανίζονται ξεχωριστά. Σε όλες τις αναφορές αναγράφεται ο δανειστής, ο λογιστής έχει πλήρη εικόνα χωρίς να ψάχνει. Δες πώς φτάνουν οι αναφορές στον λογιστή χωρίς χειροκίνητη δουλειά: Πώς να στέλνεις αυτόματα τα ωράρια στον λογιστή.
Σωστή εισαγωγή ακόμα κι αν λείπουν από την τρέχουσα κατάσταση
Η ΕΡΓΑΝΗ δεν εμφανίζει δανειζόμενους στην τρέχουσα κατάσταση. Στο eTIME, κατά την εισαγωγή από αρχεία ΕΡΓΑΝΗ, οι δανειζόμενοι δεν εμφανίζονται ως «ανενεργοί», αποφεύγοντας παρερμηνείες.
Πού Αφορά Κυρίως
| Κλάδος | Τυπική χρήση δανειζόμενου προσωπικού |
| Logistics & Αποθήκευση | Εποχικοί αποθηκάριοι, οδηγοί διανομής από ΕΠΑ |
| Βιομηχανία & Παραγωγή | Γραμμές παραγωγής με κυλιόμενες βάρδιες |
| Καθαριότητα | Συνεργεία καθαριότητας σε πολλαπλές εγκαταστάσεις |
| Facility Management | Προσωπικό συντήρησης, φύλαξης, υποδοχής από εξωτερικούς παρόχους |
| Λιανική & Εμπόριο | Εποχικό προσωπικό ταμείων και αποθήκης |
Αν η επιχείρησή σου απασχολεί δανειζόμενο προσωπικό και θέλεις να δεις πώς το eTIME το διαχειρίζεται στην πράξη, ζήτησε μια δωρεάν επίδειξη – χωρίς καμία δέσμευση.
Συχνές Ερωτήσεις
Το ψηφιακό ωράριο το υποβάλλει ο έμμεσος εργοδότης, δηλαδή η επιχείρηση στις εγκαταστάσεις της οποίας εργάζεται ο δανειζόμενος, με τους δικούς του κωδικούς ΕΡΓΑΝΗ. Αυτό ισχύει τόσο για προσωπικό ΕΠΑ όσο και για γνήσιο δανεισμό. Η ΕΠΑ δεν υποβάλλει ψηφιακό ωράριο για το προσωπικό που δανείζει.
Πριν από κάθε υποβολή ωραρίου πρέπει να έχει υποβληθεί η δήλωση «Μεταβολή Στοιχείων Απασχόλησης Δανειζόμενου Προσωπικού». Σε αυτήν δηλώνετε τον τύπο δανεισμού, το διάστημα, τα στοιχεία του άμεσου εργοδότη και το ωράριο. Αν η δήλωση λείπει, το ωράριο δεν μπορεί να υποβληθεί σωστά, γι’ αυτό καλό είναι να την ελέγχετε πρώτη.
Συχνό λάθος είναι ο δανεισμός να λήγει και ο εργαζόμενος να μένει ενεργός, με αποτέλεσμα ορφανά χτυπήματα και αναφορές που δεν συμφωνούν. Στο eTIME η λήξη δανεισμού είναι υποχρεωτικό πεδίο και, για σταθερό ωράριο, το «Έως» συμπληρώνεται αυτόματα. Στη λήξη ο εργαζόμενος απενεργοποιείται αυτόματα: σταματούν οι υποβολές και αποδεσμεύεται η άδεια χρήσης.
Η «τρέχουσα κατάσταση» της ΕΡΓΑΝΗ δεν εμφανίζει τους δανειζόμενους, οπότε δεν έχετε εύκολα εικόνα για το ποιοι εργάζονται στην επιχείρησή σας με δανεισμό. Το πρόβλημα γίνεται εντονότερο σε κλάδους όπως logistics και αποθήκευση, βιομηχανία, καθαριότητα, facility management και λιανική. Με το eTIME η εικόνα αυτή υπάρχει μέσα στο ίδιο το σύστημα, χωρίς να χρειάζεται να την ανασυνθέτετε με το χέρι.
Το eTIME έχει μητρώο δανειστών: καταχωρίζετε τον ΑΦΜ μία φορά και τα στοιχεία αντλούνται αυτόματα από τη ΓΓΠΣ. Στον πίνακα ελέγχου οι δανειζόμενοι και οι μόνιμοι εμφανίζονται ξεχωριστά, ενώ ο δανειστής αναγράφεται σε όλες τις αναφορές. Επιπλέον, όταν εισάγετε εργαζομένους από αρχεία ΕΡΓΑΝΗ, οι δανειζόμενοι δεν εμφανίζονται ως «ανενεργοί». Αν θέλετε να το δείτε στην πράξη, ζητήστε demo.