Η ψηφιακή κάρτα εργασίας είναι μία από τις σημαντικότερες αλλαγές που έχουν γίνει τα τελευταία χρόνια στην αγορά εργασίας στην Ελλάδα. Στόχος της είναι να καταγράφεται με ακρίβεια ο πραγματικός χρόνος εργασίας των εργαζομένων και να περιοριστούν φαινόμενα αδήλωτης ή υποδηλωμένης εργασίας.
Αν είστε εργοδότης, λογιστής ή υπεύθυνος HR, είναι πολύ πιθανό να έχετε ήδη ακούσει για την ψηφιακή κάρτα. Πώς λειτουργεί όμως στην πράξη; Ποιοι υποχρεούνται να την εφαρμόσουν; Και πώς μπορεί μια επιχείρηση να εγκαταστήσει σωστά ένα σύστημα;
Σε αυτόν τον οδηγό θα δούμε όλα όσα χρειάζεται να γνωρίζετε.
Τι είναι η ψηφιακή κάρτα εργασίας
Η ψηφιακή κάρτα εργασίας είναι ένα σύστημα που καταγράφει την πραγματική ώρα προσέλευσης και αποχώρησης των εργαζομένων.
Τα δεδομένα αυτά αποστέλλονται αυτόματα στο πληροφοριακό σύστημα ΕΡΓΑΝΗ, το οποίο λειτουργεί υπό την εποπτεία του Υπουργείο Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων.
Με απλά λόγια, κάθε φορά που ένας εργαζόμενος:
- ξεκινά εργασία
- κάνει διάλειμμα
- ολοκληρώνει τη βάρδια του
η πληροφορία αυτή καταγράφεται ψηφιακά και μπορεί να ελεγχθεί από τις αρμόδιες αρχές.
Γιατί εφαρμόστηκε η ψηφιακή κάρτα εργασίας
Ο βασικός στόχος του μέτρου είναι η διαφάνεια στο ωράριο εργασίας.
Στην πράξη η ψηφιακή κάρτα βοηθά:
- να καταγράφεται η πραγματική διάρκεια εργασίας
- να ελέγχονται οι υπερωρίες
- να περιοριστεί η αδήλωτη εργασία
- να προστατεύονται τα δικαιώματα εργαζομένων
Παράλληλα διευκολύνει και τις επιχειρήσεις, γιατί μειώνει τα λάθη στη διαχείριση ωραρίων και στις διαδικασίες μισθοδοσίας.
Ποιες επιχειρήσεις υποχρεούνται να εφαρμόσουν την ψηφιακή κάρτα
Η εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας γίνεται σταδιακά σε διάφορους κλάδους της οικονομίας.
Σήμερα το μέτρο αφορά κυρίως επιχειρήσεις σε τομείς όπως:
- τράπεζες
- σούπερ μάρκετ
- εταιρείες security
- βιομηχανίες
- επιχειρήσεις λιανικού εμπορίου
Σταδιακά εντάσσονται και άλλοι κλάδοι, όπως:
- εστίαση
- τουρισμός
- logistics
- υπηρεσίες
Για αυτό πολλές επιχειρήσεις προετοιμάζονται ήδη εγκαθιστώντας συστήματα ωρομέτρησης.
Πώς λειτουργεί στην πράξη η ψηφιακή κάρτα εργασίας
Η διαδικασία είναι απλή.
Κάθε εργαζόμενος καταγράφει την παρουσία του όταν:
- ξεκινά τη βάρδια του
- αποχωρεί από την εργασία
Η καταγραφή γίνεται συνήθως με έναν από τους παρακάτω τρόπους:
- τερματικό ωρομέτρησης στην είσοδο της επιχείρησης
- mobile εφαρμογή
- web εφαρμογή παρουσιών
Το σύστημα αποστέλλει αυτόματα τα δεδομένα στο ΕΡΓΑΝΗ σε πραγματικό χρόνο.
Τι είναι το σύστημα ωρομέτρησης εργαζομένων
Για να λειτουργήσει σωστά η ψηφιακή κάρτα, οι επιχειρήσεις χρειάζονται ένα σύστημα ωρομέτρησης προσωπικού.
Το σύστημα αυτό:
- καταγράφει τις παρουσίες εργαζομένων
- διαχειρίζεται βάρδιες και ωράρια
- υπολογίζει υπερωρίες
- δημιουργεί αναφορές για το HR
Στη συνέχεια τα δεδομένα συνδέονται με το σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ώστε να αποστέλλονται αυτόματα οι απαιτούμενες πληροφορίες.
Πώς εγκαθίσταται ένα σύστημα ψηφιακής κάρτας εργασίας
Η εγκατάσταση είναι συνήθως πιο απλή από όσο νομίζουν πολλές επιχειρήσεις.
Τα βασικά βήματα είναι:
- Καταχώρηση εργαζομένων στο σύστημα
- Ορισμός ωραρίων εργασίας
- Εγκατάσταση τερματικού ωρομέτρησης ή mobile εφαρμογής
- Σύνδεση με το σύστημα ΕΡΓΑΝΗ
- Εκπαίδευση προσωπικού
Σε πολλές περιπτώσεις η εγκατάσταση μπορεί να ολοκληρωθεί μέσα σε λίγες ώρες.
Θέλετε να δείτε πώς εφαρμόζεται στην πράξη η ψηφιακή κάρτα εργασίας;
Πολλές επιχειρήσεις δυσκολεύονται στην αρχή να καταλάβουν πώς θα συνδέσουν την καταγραφή παρουσιών με το σύστημα ΕΡΓΑΝΗ και πώς θα οργανώσουν σωστά τα ωράρια του προσωπικού.
Το σύστημα eTIME έχει σχεδιαστεί ακριβώς για αυτόν τον σκοπό: να απλοποιεί την εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας εργασίας και να αυτοματοποιεί την καταγραφή παρουσιών εργαζομένων.
Με το eTIME μπορείτε να:
- καταγράφετε εύκολα την προσέλευση και αποχώρηση εργαζομένων
- συνδέετε αυτόματα τα δεδομένα με το ΕΡΓΑΝΗ
- παρακολουθείτε βάρδιες, υπερωρίες και άδειες
- έχετε πλήρη εικόνα του ωραρίου προσωπικού
Πως λειτουργεί η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας
To eTIME είναι η μοναδική λύση που υποστηρίζει πλήθος συσκευών για την καταγραφή της παρουσίας των εργαζομένων από απλές συσκεύες κινητών Android & iPhone, tablet έως και αυτόνομα τεραματικά ωρομέτρησης
Ποια πρόστιμα υπάρχουν για μη εφαρμογή
Η μη συμμόρφωση με τις υποχρεώσεις της ψηφιακής κάρτας μπορεί να οδηγήσει σε σημαντικά πρόστιμα.
Οι έλεγχοι των αρχών επικεντρώνονται κυρίως σε:
- μη καταγραφή παρουσίας εργαζομένου
- αναντιστοιχία ωραρίου
- μη δήλωση υπερωριών
Για αυτό οι περισσότερες επιχειρήσεις επιλέγουν ένα αυτοματοποιημένο σύστημα που μειώνει τα λάθη.
Ποια είναι τα οφέλη για μια επιχείρηση
Αν και αρχικά η ψηφιακή κάρτα θεωρήθηκε υποχρέωση, στην πράξη προσφέρει αρκετά πλεονεκτήματα.
Για παράδειγμα:
- καλύτερος έλεγχος παρουσιών προσωπικού
- λιγότερα λάθη στη μισθοδοσία
- αυτοματοποιημένες αναφορές
- συμμόρφωση με τη νομοθεσία
Για πολλές επιχειρήσεις η ψηφιακή κάρτα γίνεται τελικά ένα χρήσιμο εργαλείο διαχείρισης προσωπικού.
Συμπέρασμα
Η ψηφιακή κάρτα εργασίας αλλάζει τον τρόπο με τον οποίο καταγράφεται το ωράριο εργασίας στην Ελλάδα.
Για τις επιχειρήσεις αυτό σημαίνει ότι είναι σημαντικό να διαθέτουν ένα αξιόπιστο σύστημα ωρομέτρησης που:
- καταγράφει σωστά τις παρουσίες
- συνδέεται με το σύστημα ΕΡΓΑΝΗ
- μειώνει τα λάθη και τον διοικητικό φόρτο
Όσο νωρίτερα οργανωθεί μια επιχείρηση, τόσο πιο ομαλή θα είναι η προσαρμογή στις νέες απαιτήσεις.