Σύστημα Ωρομέτρησης Προσωπικού

Η καταγραφή των παρουσιών και των απουσιών των εργαζομένων αποτελεί πλέον κρίσιμο κομμάτι της λειτουργίας κάθε σύγχρονης επιχείρησης — όχι μόνο για λόγους οργάνωσης, αλλά και επειδή επιβάλλεται από την εργατική νομοθεσία μέσω της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας.

Παλιότερα, τα συστήματα ωρομέτρησης χρησιμοποιούνταν κυρίως σε επιχειρήσεις με σταθερό ή ανελαστικό ωράριο, όπως βιοτεχνίες, βιομηχανίες, πολυκαταστήματα, super markets, ξενοδοχεία, τράπεζες και δημόσιους φορείς. Σήμερα όμως, το Υπουργείο Εργασίας έχει επεκτείνει την υποχρεωτική εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας σε όλους τους κλάδους και σε κάθε μορφή επιχείρησης, ανεξάρτητα από μέγεθος ή ωράριο λειτουργίας.

Τρόποι υλοποίησης παρουσιολογίου, ωρομέτρηση εργαζομένων

Προκειμένου να υλοποιηθεί ένα Σύστημα Ωρομέτρησης Εργαζομένων σε ένα οργανισμό, υπάρχουν οι εξής εναλλακτικοί τρόποι:

Μηχανικό Ρολόϊ Παρουσίας

Στο παρελθόν, η διαχείριση ωραρίου γινόταν με χάρτινες κάρτες εργασίας — μια διαδικασία που σήμερα θεωρείται ξεπερασμένη. Στην αρχή κάθε μήνα, το τμήμα μισθοδοσίας τύπωνε και αρχειοθετούσε χειροκίνητα κάρτες για κάθε εργαζόμενο, τις οποίες τοποθετούσε στο ταμπλό δίπλα στο ρολόι παρουσίας. Οι εργαζόμενοι «χτυπούσαν» τη χάρτινη κάρτα στην είσοδο και την έξοδό τους, ενώ στο τέλος του μήνα το τμήμα μισθοδοσίας συγκέντρωνε όλες τις κάρτες για να υπολογίσει με το χέρι τις ώρες εργασίας και να προετοιμάσει τη μισθοδοσία. Στη συνέχεια, έπρεπε να ετοιμαστούν οι νέες κάρτες για τον επόμενο μήνα — μια διαδικασία αργή, επιρρεπής σε λάθη και πλήρως ασύμβατη με τις σύγχρονες απαιτήσεις της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας.

Αναγνώστης κάρτας ή Tablet για την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας

Στη σύγχρονη επιχείρηση, η καταγραφή παρουσιών γίνεται εύκολα και γρήγορα μέσω tablet ή εξειδικευμένου αναγνώστη Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας.
Κάθε εργαζόμενος χρησιμοποιεί το προσωπικό του QR Code, RFID ή ανέπαφη κάρτα και πραγματοποιεί άμεσα την είσοδο ή την έξοδό του στον χώρο εργασίας.

Όλα τα χτυπήματα συγχρονίζονται αυτόματα με το σύστημα ωρομέτρησης, χωρίς καμία χειροκίνητη διαδικασία. Το τμήμα μισθοδοσίας λαμβάνει σε πραγματικό χρόνο τις πραγματικές ώρες εργασίας, τις υπερωρίες και τις απουσίες, ώστε στο τέλος του μήνα η μισθοδοσία να είναι ήδη προετοιμασμένη με ακρίβεια και χωρίς λάθη.

Ηλεκτρονικό Ρολόϊ Παρουσίας Εργαζομένων

Είναι το ίδιο με τον αναγνώστη κάρτας, μόνο που παρέχει αυτόνομη λειτουργία, άμεση ενημέρωση του εργαζόμενου κατά το “χτύπημα” και οπτική και ακουστική επιβεβαίωση. Υποστηρίζονται ταυτόχρονα πολλαπλές συσκευές σε διαφορετικές θέσεις / κτήρια. Παράλληλα υποστηρίζεται ο έλεγχος και η αποτροπή εισόδου σε περιοχές περιορισμένης πρόσβασης. Η επιχείρηση μπορεί να επιλέξει ανάμεσα σε πλήθος από ρολόγια παρουσίας προσωπικού με διαφορετικά χαρακτηριστικά ανάλογα των απαιτήσεων.

Χαρακτηριστικά Συστήματος Ωρομέτρησης

Ένα σύγχρονο σύστημα καταγραφής παρουσιών και ωρομέτρησης προσωπικού πρέπει να διαθέτει χαρακτηριστικά όπως:

1. Να καταγράφει την είσοδο και έξοδο των εργαζομένων, αλλά και ενδιάμεσες κινήσεις και απουσίες, άμεσα, γρήγορα και αξιόπιστα. Να υπολογίζει αυτόματα το σύνολο των ωρών εργασίας κάθε εργαζόμενου και να κατανέμει σε ώρες κανονικής εργασίας, υπεργεργασίας, υπερωρίας, νυχτερινής εργασίας και εργασίας σε αργία.
2. Να αξιοποιεί ηλεκτρονική κάρτα (μαγνητική, ή κάρτα προσέγγισης). Να παρέχει αυτόνομο ρολόι ωρομέτρησης το οποίο μπορεί να καταγράψει πλήθος δεδομένων στην μνήμη του, ακόμη και χωρίς online επικοινωνία με τον ηλεκτρονικό υπολογιστή.
3. Να επιτρέπει τη διασύνδεση όλων των γραφείων και υποκαταστημάτων της εταιρείας, με χρήση του Internet, προκειμένου για την έγκαιρη μεταφορά των δεδομένων στο κεντρικό σύστημα και την διαβίβαση στην ΕΡΓΑΝΗ. Να παρέχει ασφάλεια στην μεταφορά δεδομένων και να συντηρεί ιστορικά δεδομένα τουλάχιστον 10 ετών.
4. Επίσης να μην απαιτεί μόνιμη σύνδεση ή δέσμευση του ηλεκτρονικού υπολογιστή, προκειμένου να γίνεται η καταγραφή των παρουσιών των εργαζομένων.
5. Τέλος, το πρόγραμμα ωρομέτρησης εργαζομένων, πρέπει να έχει την δυνατότητα να εξάγει όλες τις απαραίτητες αναφορές τόσο για τη διοίκηση όσο και για το λογιστήριο, χωρίς να απαιτεί πρόγραμμα μισθοδοσίας, και φυσικά να είναι εύχρηστο ώστε να μπορεί να χρησιμοποιηθεί άμεσα από όλους τους χειριστές.

eTIME – Σύγχρονη Εφαρμογή Ωρομέτρησης Προσωπικού

Το πρόγραμμα ωρομέτρησης εργαζομένων eTIME, συνδέεται με QRCode ή κάρτα προσέγγισης, με ηλεκτρονικά τερματικά ωρομέτρησης, ή με βιομετρικό αισθητήρα αφής (όπου επιτρέπεται) για τον έλεγχο εισόδου – εξόδου των εργαζομένων. Οι εργαζόμενοι κάθε φορά που εισέρχονται ή εξέρχονται από το χώρο εργασίας «τοποθετούν» την κάρτα τους στη θέση ανάγνωσης του ηλεκτρονικού ρολογιού.

Με τον τρόπο αυτό καταγράφεται στη μνήμη του ρολογιού:

• Ο κωδικός της ταυτότητας του εργαζόμενου
• Η ημερομηνία και η ώρα που έγινε η κίνηση
• Ο χαρακτηρισμός της κίνησης ως “είσοδος” ή “έξοδος“
• Εξαγωγή και εκτύπωση δεδομένων σε μορφή excel, word, pdf

Το πρόγραμμα αναγνωρίζει αυτόματα:

• Πολλαπλές επανόδους – αναχωρήσεις ανά ημέρα.
• Διακοπές εργασίας, διαλείμματα.
• Εργασία σε αργία.
• Απρογραμμάτιστη εργασία.

Σε κάθε καταχώρηση, το ρολόι παρουσίας δίνει οπτικό και ηχητικό σήμα στον εργαζόμενο που εισέρχεται ή εξέρχεται ανάλογα την εντολή που έχει δώσει ο διαχειριστής.